¿Qué es un servicio de Gestión y Administración Documental? Un archivo está formado por los documentos que produce y recibe un individuo, una familia, una empresa u organismo público o privado en ejercicio de sus actividades, cumpliendo una de sus funciones básicas: fuente de información y testimonio de sus gestiones. Aquí: reside su verdadera y gran importancia.
Como la materia prima de los archivos la constituyen los documentos, difícilmente encontremos una institución sin éstos, por eso los documentos cumplen una función administrativa, legal e informativa.
Los archivos de gestión o administrativos, son los que organizan, resguardan y facilitan la documentación producida y recibida por una entidad, siendo fuentes potenciales de información para los administradores, agilizan la gestión y los trámites administrativos para la toma de decisiones.
La administración documental responde a una exigencia de primer orden: encontrar la información en forma inmediata, siendo necesario conocer los documentos que se tienen. Esto sería imposible, si esos documentos no estuvieran ordenados y organizados.
Si se ordenan, organizan y utilizan correctamente los documentos, se tendrá asegurado el éxito de la gestión.